Затраченное время 35 часов 09 минут


Мы решили автоматизировать контроль оплат и продление сервисов наших клиентов. К идее нас подтолкнул клиент, у которого было огромное количество доменов и хостинговых услуг, частью из которых он не пользовался и даже не знал об их существовании.

После «чистки» ненужных для клиента услуг и доменов, мы поняли, что необходимо мониторить все сервисы наших клентов для своевременной оплаты и продления при необходимости. Мы решили создать и постоянно обновлять реестр продлений, который был внедрен в нашем таск-менеджере Чили.Деск.

В этом кейсе рассказ о том, как мы почистили все то лишнее, что накопилось у клиента, как создали реестр продлений и что и каким образом в нем контролируем. Подробнее с Чили.Деск вы можете ознакомиться здесь.

Проверка сервисов клиента и принятие решения о мониторинге

Изначально, проверкой оплат и тестированием всех сервисов занимался сотрудник на стороне клиента. Но как только сотрудник ушел из компании, появилась огромная проблема в виде большого количества сайтов, подключенных сервисов, огромного количества доменов, хостинговых услуг и сертификатов. Теперь это нужно было контролировать, но клиент никогда этим не занимался.

Решили взяться за мониторинг всех сервисов клиента и свели всю информацию в одной таблице, в ней проверялась необходимость оплаты и продления. Но зачем делать эту рутинную работу руками, если у нас есть большое количество клиентов и, соответственно, большое количество сервисов? Тогда и было принято решение создать реестр продлений, в который можно было внести всю необходимую информацию и автоматизировать создание задач на менеджеров для своевременного продления или оплаты чего-либо.

Особенности реализации

При проверке сервисов нашего клиента стало неожиданностью то, что доменов и хостинговых услуг оказалось очень много. Оказалось, что значительной частью этих услуг и сервисов клиент просто не пользуется.

Здесь вы можете увидеть внушительное количество доменов, к которым изначально нам даже не был предоставлен доступ, так как клиент о данных доменах не знал. По этим доменам было включено автопродление и клиент терял много денег. Естественно, мы их отключили.

Перейдя к проверке хостинговых услуг мы поняли, что у многих хостингов нет ни рабочих сайтов, ни используемой почты, но автопродление включено. То есть клиент вновь носит большие расходы за то, чем не пользуется.

Более 80% хостинговых услуг было отключено.

Клиент перестал терять деньги и передал мониторинг полностью в наши руки. В этот момент и пришла идея о создании реестра продлений.

Сейчас он выглядит следующим образом:

В реестре ведутся отдельные Объекты, продление или состояние которых нужно контролировать время от времени. Каждый Объект может быть связан с одним или несколькими проектами. Это может быть лицензия Bitrix, который нужно продлевать, маркетплейс Bitrix, Backup хостинг, лицензия МойСклад, облачный хостинг для резервного копирования, который нужно вовремя оплачивать и т.п.

Основная задача реестра – автоматическое создание задачи на менеджера проекта, который инициирует продление какой-либо услуги и корректирует информацию в реестре.

Записи в реестре имеют свои статусы, типы объекта, по которым необходимо сделать что-либо, название проекта, необходимые даты, ключ лицензии (если объектом является продление лицензии Bitrix) и другая необходимая информация.

Эффект от проведенных работ

В итоге, реестр принес свои плоды и мы отказались от таблиц, в которые ранее вносили информацию о продлении. Теперь наши клиенты без тени сомнения передают нам свои сервисы для мониторинга. Мы все продлеваем и контролируем, а у клиента больше нет головной боли о том, что что-то нужно оплатить или решить.



Есть вопросы?